Google Workspace en Perú: Gmail con tu dominio y todo tu equipo conectado

Google Workspace en Perú: qué es y qué incluye

Google Workspace es la suite de productividad en la nube de Google para empresas. Incluye Gmail con tu propio dominio, Google Drive para almacenar archivos, Docs, Sheets y Slides para crear documentos, Meet para videollamadas, Calendar para agendas compartidas, Chat para mensajería interna y una consola de administración para gestionar usuarios y seguridad.

Contratar Google Workspace en Perú te permite trabajar con herramientas que tu equipo probablemente ya conoce por su cuenta personal de Gmail, pero con control empresarial: la empresa es dueña de las cuentas y de los archivos, puede definir políticas de contraseñas y verificación en dos pasos, y recuperar la información cuando un colaborador se retira.

Los planes empresariales también incorporan funciones de inteligencia artificial de Google (Gemini) en Gmail, Docs y otras aplicaciones, con alcance que varía según el plan y que Google actualiza con frecuencia.

Cómo te ayuda AlojamientoPlus con Google Workspace

Google Workspace es un servicio de Google. En AlojamientoPlus no reemplazamos a Google: te ayudamos a contratar, configurar y migrar para que tu empresa empiece a usarlo sin enredos técnicos. Nuestro acompañamiento incluye:

• Asesoría para elegir plan según el número de usuarios, el espacio que necesitan y las funciones de videollamada o seguridad que buscas.
• Verificación del dominio en la consola de Google mediante un registro TXT.
• Configuración de DNS: registros MX de Google, SPF, DKIM y DMARC.
• Creación de usuarios, grupos (como ventas@ o soporte@) y alias.
• Migración de correos desde tu proveedor actual.
• Configuración de dispositivos y orientación básica a tu equipo.

Si tu dominio todavía no existe, puedes registrar tu dominio con nosotros y dejarlo conectado a Workspace desde el primer día. Pregunta a nuestro equipo en ventas@alojamientoplus.com por la modalidad de contratación y el tipo de comprobante disponible.

Planes de Google Workspace: Business Starter, Standard y Plus

Google organiza Workspace en ediciones. Para pequeñas y medianas empresas, las más usadas son las ediciones Business, pensadas para equipos de hasta 300 usuarios:

Como referencia, Google indica capacidades de 30 GB por usuario en Starter, 2 TB en Standard y 5 TB en Plus, compartidas a nivel de organización. Google puede cambiar capacidades y funciones, así que confirmamos los datos vigentes antes de que contrates.

Además del plan, Google maneja modalidades de compromiso distintas: un plan flexible, en el que agregas o quitas licencias cuando quieras, y un compromiso anual, pensado para equipos estables. La modalidad influye en cómo crecen o se reducen tus licencias durante el año. Antes de contratar revisamos contigo cuántas personas necesitan buzón propio, cuáles pueden trabajar con un grupo o alias y si alguna área necesita funciones de un plan superior, para recomendarte la combinación más eficiente dentro de las reglas que Google tenga vigentes para tu organización.

Configuración de tu dominio en Google Workspace

Para que Gmail reciba los correos de tu dominio hay que configurar los DNS correctamente. Los pasos son:

1. Verificar la propiedad del dominio con un registro TXT que entrega Google.
2. Cambiar los registros MX para que los correos lleguen a los servidores de Google.
3. Publicar SPF incluyendo a Google como remitente autorizado.
4. Activar DKIM desde la consola de administración y publicar la clave en tus DNS.
5. Añadir DMARC, empezando por una política de monitoreo y endureciéndola cuando todo funcione.

Ojo con un detalle: si tu web está en un hosting con cPanel, el servidor debe saber que el correo ya no es local; de lo contrario, los formularios de tu web enviarán los mensajes a buzones antiguos. Nosotros dejamos esa opción configurada.

Migración de correos a Google Workspace sin perder información

Migrar a Workspace no significa empezar de cero. Google ofrece herramientas para importar correos, contactos y calendarios desde servidores IMAP, Microsoft Exchange, otras cuentas de Google y Microsoft 365. Nuestro proceso:

1. Inventario de cuentas, alias y reenvíos actuales.
2. Creación de usuarios en Workspace.
3. Importación del histórico de correos antes de cambiar los MX.
4. Cambio de MX en un horario de bajo tráfico.
5. Importación final de los mensajes recibidos durante el cambio.
6. Configuración de celulares y computadoras.

Si vienes de nuestro correo corporativo con cPanel, la migración es directa porque usamos IMAP en ambos extremos.

¿Google Workspace o Microsoft 365?

Ambas suites ofrecen correo con tu dominio, almacenamiento en la nube, videollamadas y aplicaciones de oficina. La elección depende de cómo trabaja tu equipo:

• Elige Google Workspace si tu equipo trabaja principalmente en el navegador, colabora en tiempo real y ya está acostumbrado a Gmail y Drive.
• Elige Microsoft 365 si dependes de Excel avanzado con macros, archivos de Word con formatos complejos, Outlook de escritorio o Teams.
• Elige correo de cPanel si solo necesitas buzones profesionales sin suite de oficina.

También es posible combinar: por ejemplo, Workspace para el equipo comercial y buzones de cPanel para cuentas genéricas. Lo revisamos contigo para que no pagues por funciones que no usarás.

Seguridad y buenas prácticas en Google Workspace

Workspace incluye herramientas de seguridad potentes, pero hay que activarlas. Recomendamos:

• Exigir verificación en dos pasos a todos los usuarios.
• Definir quién puede compartir archivos fuera de la organización.
• Usar grupos en lugar de reenvíos personales para cuentas compartidas.
• Suspender, no eliminar, las cuentas de quienes se retiran hasta transferir sus archivos.
• Configurar DMARC para reducir la suplantación de tu dominio.
• Revisar periódicamente las alertas de seguridad de la consola de administración.

Para envíos masivos o automáticos, como facturas electrónicas o notificaciones de tu sistema, conviene usar email transaccional en lugar de las cuentas de Workspace, que tienen límites de envío diarios. Encuentra más guías en el blog.

Primeros pasos después de activar Google Workspace

Activar Workspace es rápido, pero las decisiones de los primeros días marcan cómo funcionará tu empresa durante años. Esta es la lista de comprobación que recomendamos al administrador:

1. Crea una segunda cuenta de administrador de respaldo, con verificación en dos pasos, para no quedarte sin acceso si una persona sale de la empresa.
2. Define la estructura de unidades organizativas, por ejemplo por áreas, para aplicar políticas distintas a ventas, administración o practicantes.
3. Crea grupos en lugar de cuentas genéricas para direcciones como ventas@ o contacto@; así varias personas reciben los mensajes sin compartir contraseñas.
4. Configura «Enviar como» para que quien atiende un grupo responda desde esa dirección.
5. Estandariza las firmas de correo con nombre, cargo, teléfono y web.
6. Organiza los archivos de la empresa en espacios compartidos del equipo y no en el Drive personal de cada colaborador, si tu plan lo permite.
7. Documenta el procedimiento de salida: suspender la cuenta, transferir sus archivos y convertir su dirección en alias de un compañero.

Con estos pasos evitas los problemas más comunes: archivos que se pierden con la salida de un empleado, cuentas compartidas sin control y clientes que escriben a direcciones abandonadas.

Si además necesitas renovar tu sitio para que esté a la altura de tu nuevo correo, conoce nuestro servicio de diseño de páginas web. Para dudas puntuales de configuración, visita soporte y ayuda.